Information » Rådet » Forretningsorden

Rådets forretningsorden 2016-2017

Møder
§ 1 Akademiraadet holder normalt møder en gang om måneden i tiden fra 1. september til 1. juni.
Stk.2  Rådet fastlægger sin mødeplan for et år ad gangen for perioden 1. april – 31. marts. 
Stk.3  Formanden kan udover de fastsatte møder indkalde til ekstraordinære rådsmøder, når der skønnes behov for det, eller når mindst 4 af rådets medlemmer skriftligt begærer det. Ekstraordinære møder bør indkaldes med 14 dages varsel.
Stk.4 Ved afbud til møder indkaldes suppleant fra den pågældende faggruppe. Et medlem, der er forhindret i at deltage i et indvarslet møde, skal hurtigst muligt give sekretariatet besked herom og samtidig meddele hvilken suppleant, der ønskes indkaldt i stedet. Har et rådsmedlem forfald tre gange i træk henstilles til, at suppleanten indkaldes i stedet for medlemmet i den resterende valgperiode.
Stk.5 Møderne ledes af dirigenten.
Stk.6 Rådet er beslutningsdygtigt, når mindst 7 medlemmer (heri medregnet evt. suppleanter) er til stede.
Stk.7 Hvor ikke andet er foreskrevet træffes beslutning ved stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende.
Stk.8 Afstemning afholdes skriftligt, såfremt ét medlem fremsætter ønske herom.
Stk.9 Rådets møder er ikke åbne for andre end rådets medlemmer. Forretningsudvalget kan dog indkalde udvalgsmedlemmer og andre, når det skønnes relevant for behandlingen af en sag.
Dagsorden - referat mm.
§ 2 Dagsorden for ordinære møder udarbejdes af akademisekretæren efter samråd med  formanden.
Stk.2  Dagsorden og bilag udsendes senest 6 dage før mødet. I særlige tilfælde kan varslet dog forkortes.
Stk.3 Dagsordenen skal mindst indeholde følgende punkter:
             Godkendelse af dagsordenforslag
             Godkendelse af referatet fra sidste møde
             Sager til behandling
             Meddelelser
             Eventuelt
Stk.4 Forslag til punkter på dagsordenen forelægges akademisekretæren hurtigst muligt og inden udsendelse af dagsordenen for det møde, hvor forslaget ønskes behandlet. Forslag, der fremlægges til beslutning, fremsættes skriftligt og udsendes som regel som bilag til dagsordenforslaget.
Stk.5 Rådet kan under godkendelse af dagsorden beslutte at optage sager af hastende art.
Stk.6 Af rådets møder udarbejdes beslutningsreferater, der godkendes på det efterfølgende møde i rådet.
Stk.7 Rådsmedlemmer har ret til at få mindretalsudtalelser gengivet i referaterne.
Stk.8 Referatudkast udsendes pr. mail, efter at rådets formand har haft mulighed for at kommentere udkastet, normalt 10 dage efter det refererede møde. Herefter sendes det til rådets medlemmer til godkendelse, og når referatet er godkendt, sendes det hurtigst muligt til Akademiets medlemmer.
Stk.9 Der udarbejdes ikke referat af møderne i Akademiraadets forretningsudvalg, men udvalgets beslutninger meddeles på førstkommende møde i  rådet.
Stk.10 Rådets referater lægges efter godkendelse på hjemmeside, sager af intern karakter offentliggøres dog ikke.  
Rådets talsmand, loyalitet og fortrolighed
§ 3 Akademiraadets formand tegner rådet over for offentligheden med mindre andet er aftalt i det konkrete tilfælde.
Stk.2 Rådsmedlemmerne skal overfor offentligheden handle loyalt over for rådets afgørelser.
Stk.3 I sager, der er under behandling i rådet, må medlemmernes meninger tilkendegives i rådet, og personlig henvendelse til ministerier, andre offentlige myndigheder eller pressen bør ikke finde sted.
Stk.4 På anmodning fra en minister kan Akademiraadets formand acceptere hverv i ministerielle arbejdsgrupper mv., også inden for områder, der overlapper rådets arbejdsområder.
Formanden skal i givet fald på det første rådsmøde orientere om, hvad hvervet indebærer (kommissorium). Rådet fastlægger derefter, principielt på det samme møde, en strategi for rådets behandling af den pågældende arbejdsgruppes resultater (rapport), herunder om formandens evt. inhabilitet i rådets udarbejdelse af evt. kommentarer (høringssvar).
Rådets forretningsudvalg
§ 4 Forretningsudvalget, der består af formanden, næstformanden samt de to faggruppers formænd, bestyrer på vegne af rådet Akademiets legater, Kunstnersamfundets valg til Akademiet og Juryen samt tilrettelægger rådets møder, den årlige stiftelsesfest og følger løbende op på økonomien, herunder budgetlægningen.
Rådsmedlemmers andre poster
§ 5 Et medlem af rådet bør ikke påtage sig sideløbende bestyrelses- eller udvalgsarbejde på tilsvarende niveau med arbejdet i rådet, der indebærer uddeling af legater mv., f.eks. i Statens Kunstfonds og Statens Kunstråds udvalg.
Stk.2  Hvis et medlem af rådet påtager sig en sådan post, bør vedkommende udtræde af Akademiraadet (men ikke af Akademiet).
Stk.3 For andre posters vedkommende skal et rådsmedlem orientere rådet om det pågældende eksterne arbejde, hvorefter rådet fra sag til sag vurderer, om det er acceptabelt, at et medlem af Akademiraadet bestrider den pågældende post, eller om det bør henstilles til vedkommende rådsmedlem enten at opgive posten eller udtræde af rådet.
Stk.4 På anmodning fra en minister kan Akademiraadets formand acceptere hverv i ministerielle arbejdsgrupper mv., også inden for områder, der overlapper rådets arbejdsområder.
Formanden skal i givet fald på det første rådsmøde orientere om, hvad hvervet indebærer (kommissorium). Rådet fastlægger derefter, principielt på det samme møde, en strategi for rådets behandling af den pågældende arbejdsgruppes resultater (rapport), herunder om formandens evt. inhabilitet i rådets udarbejdelse af kommentarer (høringssvar).
Inhabilitet
§ 6 Hvis et rådsmedlem på grund af slægtsforhold eller på grund af særlige økonomiske eller personlige interesser i sagens udfald må betragtes som inhabil, deltager medlemmet ikke i behandlingen af den pågældende sag. Det samme gælder, hvis et rådsmedlem er medlem af ledelsen af en faglig organisation, hvis interesser berøres af en sags behandling og afgørelse.
Stk.2  Det påhviler det enkelte medlem at orientere rådet om forhold, der kunne tænkes at skabe tvivl om medlemmets upartiskhed.
Stk.3 I tvivlstilfælde afgøres spørgsmål om inhabilitet af rådet.
Rådets udpegelser
§ 7 Rådets udpegelser af medlemmer til diverse udvalg, bestyrelser, komiteer mv. bør ske ud fra ønsket om at placere de bedst egnede, de mest kvalificerede personer på posterne. De udpegede er ikke bundet som repræsentanter for Akademiet, men udøver deres virke ud fra deres personlige skøn og vurderinger.
Stk.2  Ved evt. forslag om valg af et medlem af rådet til en sådan post fordi det forekommer formålstjenligt, bør rådet overveje, hvorvidt det på længere sigt kan give problemer, at posten bestrides af et rådsmedlem.
Stk.3 Til eksterne udvalg, bestyrelser mv., hvor arbejdet indebærer indkøb af værker, udlån af værkstedsfaciliteter eller gæsteatelier, samt uddeling af legater mv. bør rådet principielt ikke umiddelbart genvælge et medlem, men fra sag til sag vurdere, om genvalg er hensigtsmæssigt.  
Medaljer
§ 8 Akademiets medaljer tildeles efter drøftelser på tre møder i rådet.
Stk.2  Ved det første møde bør samtlige kandidater bringes i forslag, da der kun undtagelsesvis kan fremsættes nye kandidatforslag på det næste møde. Kandidaterne drøftes på baggrund af materiale til understøttelse af forslagene og materialet skal så vidt muligt fremlægges i digital form.
Stk.3 Ved det andet møde fortsættes drøftelsen af de på sidste møde prioriterede kandidater - samt evt. nye kandidater, og der foretages en skriftlig vejledende afstemning om de prioriterede kandidater. Herefter drøftes, hvilke kandidater, der skal medtages i den endelige afstemning, og der kan foretages endnu en vejledende afstemning.
Stk.4 Ved det tredje møde foretages - på baggrund af skriftlige motiveringer på maksimalt 1.100 anslag - en skriftlig afstemning om de på sidste møde prioriterede kandidater. Tildeling af medalje er besluttet, når otte medlemmer har stemt for.
Stk.5 Årets tildelinger af Akademiets hædersbevisninger refereres først efter, at hædersbevisningerne er uddelt (offentliggjort).
Vedtagelse af forretningsorden
§ 9 Rådet fastsætter selv sin forretningsorden.
Stk.2  Hvert år, så vidt muligt på det første møde efter det konstituerende møde, vedtager  rådet sin forretningsorden.