Persondatapolitik

Personoplysninger er enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person. Det vil sige alle former for oplysninger, der kan knyttes til en person. Det kan f.eks. være for- og efternavn, en privatadresse, e-mailadresse, CPR-nummer eller oplysninger om fysiske, psykiske, økonomiske, kulturelle eller sociale forhold. Oplysninger om juridiske personer er ikke omfattet af definitionen personoplysninger.

Vi behandler oftest almindelige personoplysninger, som f.eks. dit navn, e-mailadresse eller andre kontaktoplysninger. Afhængig af sagens eller henvendelsens karakter behandler vi også identifikationsoplysninger (CPR-nummer), oplysninger om strafbare forhold og følsomme oplysninger.

I forbindelse med udsendelse og interaktion med vores nyhedsbreve, sker der indsamling af IP-adresse, information om operativsystem og terminaltype og information om klik og åbninger. Registreringen af klik og åbninger bruges bl.a. til at give redaktionen indblik i brugernes læseadfærd og har til formål at give indblik i hvad der kan være relevant information til vores nyhedsbrevsmodtagere.

Vi behandler personoplysninger om bl.a. medlemmer af Kunstnersamfundet, ansøgere til Kunstnersamfundet, legatansøgere, honorarmodtagere, jobsøgere, nyhedsbrevsabonnenter og samarbejdspartnere.

Vi behandler kun oplysningerne i det omfang, det er nødvendigt til de konkrete formål, og der er et lovligt grundlag herfor.

Vi behandler personoplysninger, som du selv giver os, eller som vi modtager fra andre myndigheder, virksomheder eller borgere i forbindelse med en sag eller henvendelse.

Vær opmærksom på, at hvis du sender en almindelig mail til os, er oplysningerne ikke krypteret. Hvis du sender os oplysninger om private forhold, f.eks. CPR-nummer el. lign, skal du benytte vores sikkermail, som du finder nederst i denne politik, samt under kontaktoplysninger på vores hjemmeside.

”Behandling” af personoplysninger dækker over enhver aktivitet, som personoplysninger gøres til genstand for, herunder indsamling, registrering, systematisering, organisering, opbevaring, tilpasning, ændring, søgning, brug eller videregivelse.

Akademiraadet vil i visse tilfælde være forpligtet til at overføre oplysninger til andre myndigheder.

Vi videregiver kun dine oplysninger til tredjemand, hvis vi er retligt forpligtet til det, eller hvis det i øvrigt er nødvendigt for, at vi kan udføre vores opgaver som myndighed.

Akademiraadet har også en cookie-politik, der fortæller, hvordan vi behandler cookies på vores hjemmeside.

Akademiraadet er en offentlig myndighed, og vi er efter dansk ret pålagt at løse opgaverne inden for vores myndighedsområde. Dette er den primære grund til, at vi lovligt kan behandle dine personoplysninger.

Vores lovmæssige grundlag (hjemmel) for at behandle dine almindelige oplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c og e. Vores grundlag for at behandle følsomme oplysninger er primært efter artikel 9, stk. 2, litra f eller j. Der kan dog være andre retsgrundlag.
Når vi behandler oplysninger om stafbare forhold eller overtrædelser af love, er vores hjemmel databeskyttelsesforordningens art. 10 og databeskyttelseslovens § 8.

Vi tilbyder, at du kan abonnere på vores nyhedsbrev. Det er nødvendigt at behandle dine kontaktoplysninger, for at vi kan sende dig nyhedsbreve. I forbindelse med tilmelding til nyhedsbrev, indhenter vi dit samtykke til at behandle dine oplysninger. Vi bruger dit samtykke som lovligt grundlag for at behandle dine oplysninger. Grundlaget for, at vi lovligt kan indhente dit samtykke, findes i databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a.

Vi offentliggør personoplysninger om medarbejdere, akademi, råd, udvalg, kunstnersamfundsmedlemmer, medalje- og legatmodtagere mv. på vores hjemmeside med hjemmel i databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f, som led i vores legitime interesser i at gøre indhold tilgængeligt for vores brugere.

Du kan finde databeskyttelsesforordningen her.

Oplysninger om dig gemmes, så længe vi vurderer, det er nødvendigt for at kunne opfylde vore forpligtelser som offentlig myndighed og for at kunne overholde gældende lovgivning.

Vi har interne retningslinjer for opbevaringstiden af alle kategorier af personoplysninger. Disse er fastsat i forhold til de forpligtelser, vi er underlagt efter gældende lovgivning.

Hvis du har en sag, der behandles hos os, opbevarer vi dine personoplysninger i Akademiraadets journaliseringssystemer. Fysiske og elektroniske arkiver afleveres til Rigsarkivet ved journalperiodens udløb efter arkivlovens regler og Rigsarkivets bestemmelser herom.

Oplysninger indhentet om modtagere af vores nyhedsbrev slettes senest 2 år efter at abonnenten har afmeldt sig nyhedsbrevet.

Databeskyttelsesforordningen giver dig som registreret disse særlige rettigheder:

Ret til at se egne personoplysninger (indsigtsret)
Du har ret til at få indsigt i hvilke personoplysninger, vi behandler om dig. Desuden har du ret til at få en række yderligere oplysninger, herunder om det er almindelige eller følsomme oplysninger, hvad vores formål med behandlingen af oplysningerne er, hvem der modtager dine oplysninger mv.

Ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet (berigtigelse)
Hvis du bliver opmærksom på, at der er fejl i de oplysninger, som vi har registreret om dig, har du ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv rettet. Du har også ret til at få dine oplysninger suppleret med yderligere oplysninger, hvis dette vil gøre dine personoplysninger mere fuldstændige eller ajourførte.
Hvis vi har videregivet urigtige oplysninger til andre, vil vi underrette disse, om hvilke oplysninger, der er urigtige, og supplere med de rigtige oplysninger.

Ret til at få slettet oplysninger (ret til at blive glemt)
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden det tidspunkt vi normalt vil slette oplysningen.
 
Ret til at vi skal begrænse behandlingen af dine oplysninger
I visse tilfælde har du ret til at få os til at begrænse vores behandling af dine oplysninger, så vi som udgangspunkt kun opbevarer dine oplysninger, medmindre du giver os samtykke til andre typer behandlinger af oplysningerne. Hvis vi har brug for at behandle oplysningerne for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser, må vi behandle oplysningerne uden dit samtykke.

Ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine oplysninger
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

Ret til at trække dit samtykke tilbage
Hvis vores behandling af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage.
Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.

Du kan læse mere om rettighederne i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder som du finder på www.datatilsynet.dk.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os. Vi anbefaler dig at gøre brug af vores sikker mail. Du er dog også velkommen til at kontakte os på anden vis.
Du kan af sikkerhedsmæssige årsager blive bedt om at dokumentere, at du er den, du giver dig ud for at være.